Project Secretary

2 weeks ago

Ho Chi Minh City, Vietnam Khách sạn Sheraton Sài Gòn Full time

**Mô tả công việc**:
(Mức lương: Thỏa thuận)
- To organize the administrative facilities of the Project team and assist Engineering Department.
- Assist in the day-to-day record keeping of the department activities. To safeguard the Project team leaders’ confidential files from access by others.
- Responsible for typing/copying reports, memos, facsimiles and routine correspondence as directed by the Project team leaders or their delegate.
- Responsible for taking minutes of meetings, typing and distribution of same.
- Coordinate with Human Resources department to prepare all required documents for Visa, Work Permit, Temporary Residence Card submission and working with other departments to submit required documents for expat Project team members when needed.
- Prepares stationery requirements / requisitions and keeps control of all stationery.
- Responsible for maintaining trace file, follow up file and arranging appointments for the Project team leaders.
- Responsible for maintaining an updated filing system in the Project and Engineering Department.
- Maintains all equipment record files.
- To complete Purchase Requests and keep a trace file for delivery.
- To be responsible for the safe evacuation of important documentation /diskettes in the event of an emergency.
- Responsible for the office space being clean and tidy at all times.
- Responsible for compliance with the Hotels Health and Safety Policy.
- Performs related duties and special projects as assigned.
- Maintain confidentiality of proprietary materials and information.
- Follow company and department policies and procedures.
- Ensure uniform, nametags, and personal appearance are clean, hygienic, professional and in compliance with company policies and procedures.
- Perform other reasonable job duties as requested by Lead Senior Project Manager.
- Address guests' service needs in a professional, positive, and timely manner.
- Actively listen and respond positively to guest questions, concerns, and requests using brand or property specific process to resolve issues, delight, and build trust.
- Receive persons entering the office by greeting them, determining nature and purpose of their visit, and directing or escorting them to specific destinations.
- Anticipate guests' service needs, including asking questions of guests to better understand their needs and watching/listening to guest preferences and acting on them whenever possible.
- Speak to guests and co-workers using clear, appropriate and professional language.
- Prepare and review written documents (e.g., daily logs, business letters, memoranda, reports), including proofreading and editing written information to ensure accuracy and completeness.
- Handle sensitive issues with employees and/or guests with tact, respect, diplomacy, and confidentiality.
- Support all co-workers and treat them with dignity and respect.
- Develop and maintain positive and productive working relationships with other employees and departments.
- Partner with and assist others to promote an environment of teamwork and achieve common goals.
- Locate and attach appropriate files to incoming correspondence requiring replies.
- Take and distribute meeting minutes to appropriate individuals.
- Handle incoming and outgoing mail and distributing incoming mail.
- Create and maintain computer
- and paper-based filing and organization systems for records, reports, documents, etc.
- Transmit information or documents using computer.
- Prepare letters, memos, and other documents using word processing, spreadsheet, database, or presentation software.
- Document all guest requests/complaints and communicate such to appropriate personnel for proper handling.
- Undertake additional duties as requested by the Hotel Management and Project team leaders.
- Reports to the Lead Senior Project Manager.
- Interacts and cooperates with others in the Project team and Engineering Department.
- Interacts and cooperates with outside contractors/consultants, suppliers as appropriate.
- Interacts and cooperates with other departments as appropriate.

**Chức vụ**: Nhân Viên/Chuyên Viên

**Hình thức làm việc**: Toàn thời gian

**Quyền lợi được hưởng**:
Compatitive salary and benefits
Insurance as per labor law & 24/24 personal insurance accident
Professional training & working environment

**Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu)**: Trung cấp - Nghề

**Yêu cầu công việc**:

- Good command in English and Vietnamese
- Friendly, hardworking, willing to learn
- Prefer Hotel/Project experience

**Yêu cầu giới tính**: Nam/Nữ

**Ngành nghề**: Hành chính Văn phòng,Hành Chính/Văn Phòng,Thư Ký

Trung cấp - Nghề
Không yêu cầu

  • Project Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam công ty cổ phần gamuda land Full time

    All secretarial and administrative works for PCMD and in line with the QMS and ISO requirementTất cả công việc thư ký và hành chính cho phòng Quản lý Dự Án & Xây dựng đảm bảo tuân thủ theo Hệ thống Quản lý chất lượng và ISO cần thiết.Provide secretarial administrative support including drafting and editing...

  • Secretary and Project Support Intern

    3 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Royal HaskoningDHV Full time

    We are currently looking for an intern for Secretarial and Project Support position to join our Maritime team in Ho Chi Minh office. You’ll be working directly with Director of AG of BL Maritime and assisting expats and staffs in the performance of daily operation. **What will you do as a Secretary & Project support Intern**: - Support Maritime DAG /...

  • Project Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Công Ty Cổ Phần Gamuda Land (Hcmc) Full time

    **Mô tả công việc**:(Mức lương: triệu VNĐ) 1. All secretarial and administrative works for PCMD and in line with the QMS and ISO requirementTất cả công việc thư ký và hành chính cho phòng Quản lý Dự Án & Xây dựng đảm bảo tuân thủ theo Hệ thống Quản lý chất lượng và ISO cần thiết.2. Provide...

  • Project Secretary/ Document Controller

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Công Ty TNHH J Roger Preston Việt Nam Full time

    **Mô tả công việc**: (Mức lương: Thỏa thuận) - Provide full secretarial and admin support to the project team to ensure the smooth running of the project team - Develop and maintain document control processes for the efficient management - Distribution of incoming/outgoing hard copy correspondence (including attachments), filing and scanning of...

  • Project Secretary

    4 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Điện Gia Lai Full time

    **Giới thiệu**: ,Tiền thân của Công ty cổ phần Điện Gia Lai là Công ty Thủy điện Gia Lai Kon Tum, được thành lập ngày // sở hữu và vận hành nhà máy thủy điện IaĐrăng có công suất KW,Ngày // đổi tên thành Xí nghiệp Thủy điện Ia Đrăng II,Ngày // đổi tên thành Công ty Thủy điện Gia...

  • Project Secretary

    3 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Điện Gia Lai Full time

    **Giới thiệu**: ,Tiền thân của Công ty cổ phần Điện Gia Lai là Công ty Thủy điện Gia Lai Kon Tum, được thành lập ngày // sở hữu và vận hành nhà máy thủy điện IaĐrăng có công suất KW,Ngày // đổi tên thành Xí nghiệp Thủy điện Ia Đrăng II,Ngày // đổi tên thành Công ty Thủy điện Gia...

  • Project Secretary

    1 day ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Điện Gia Lai Full time

    **Giới thiệu**: ,Tiền thân của Công ty cổ phần Điện Gia Lai là Công ty Thủy điện Gia Lai Kon Tum, được thành lập ngày // sở hữu và vận hành nhà máy thủy điện IaĐrăng có công suất KW,Ngày // đổi tên thành Xí nghiệp Thủy điện Ia Đrăng II,Ngày // đổi tên thành Công ty Thủy điện Gia...

  • Project Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Điện Gia Lai Full time

    **Giới thiệu**:,Tiền thân của Công ty cổ phần Điện Gia Lai là Công ty Thủy điện Gia Lai Kon Tum, được thành lập ngày // sở hữu và vận hành nhà máy thủy điện IaĐrăng có công suất KW,Ngày // đổi tên thành Xí nghiệp Thủy điện Ia Đrăng II,Ngày // đổi tên thành Công ty Thủy điện Gia...

  • Project Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Điện Gia Lai Full time

    **Giới thiệu**:,Tiền thân của Công ty cổ phần Điện Gia Lai là Công ty Thủy điện Gia Lai Kon Tum, được thành lập ngày // sở hữu và vận hành nhà máy thủy điện IaĐrăng có công suất KW,Ngày // đổi tên thành Xí nghiệp Thủy điện Ia Đrăng II,Ngày // đổi tên thành Công ty Thủy điện Gia...

  • Project Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam công ty cổ phần gamuda land Full time

    All secretarial and administrative works for PCMD and in line with the QMS and ISO requirement Tất cả công việc thư ký và hành chính cho phòng Quản lý Dự Án & Xây dựng đảm bảo tuân thủ theo Hệ thống Quản lý chất lượng và ISO cần thiết. Provide secretarial administrative support including drafting and editing...

  • Project Secretary

    1 week ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Công Ty Cổ Phần Gamuda Land (Hcmc) Full time

    **Mô tả công việc**: (Mức lương: 10 - 16 triệu VNĐ) 1. All secretarial and administrative works for PCMD and in line with the QMS and ISO requirement Tất cả công việc thư ký và hành chính cho phòng Quản lý Dự Án & Xây dựng đảm bảo tuân thủ theo Hệ thống Quản lý chất lượng và ISO cần thiết. 2....

  • Company Secretary

    4 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam TẬP ĐOÀN Y KHOA HOÀN MỸ Full time

    Quay Lại Trang Tìm Kiếm 4 giờ trước **COMPANY SECRETARY**: Ứng tuyển ngay Vị trí TP. HCM Lương Negotiable Công ty Tập đoàn Y khoa Hoàn Mỹ Phòng ban LEGAL Loại hình Full time **JOB SUMMARY**: - We are looking for an experienced Company Secretary who would be the manager’s and company executive’s right hand. As a Company...

  • Company Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam TẬP ĐOÀN Y KHOA HOÀN MỸ Full time

    Quay Lại Trang Tìm Kiếm 4 giờ trướcCOMPANY SECRETARY:Ứng tuyển ngayVị trí TP. HCMLương NegotiableCông ty Tập đoàn Y khoa Hoàn MỹPhòng ban LEGALLoại hình Full timeJOB SUMMARY: We are looking for an experienced Company Secretary who would be the manager's and company executive's right hand. As a Company Secretary, you will take...

  • Project Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Khách sạn Sheraton Sài Gòn Full time

    Mô tả công việc:(Mức lương: Thỏa thuận) To organize the administrative facilities of the Project team and assist Engineering Department. Assist in the daytoday record keeping of the department activities. To safeguard the Project team leaders' confidential files from access by others. Responsible for typing/copying reports, memos, facsimiles...

  • Secretary

    3 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Công ty Cổ phần Bất động sản Sơn Kim Full time

    **Mô tả công việc**: (Mức lương: Thỏa thuận) - Provide sophisticated calendar management for C-level. Prioritize inquiries and requests while troubleshooting conflicts; make assessments and recommendations to ensure smooth day-today engagements. - Complete a broad variety of administrative tasks that facilitate the C-level’s ability to...

  • Chairman's Secretary

    3 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Sengroup Full time

    **Mô tả công việc**: (Mức lương: 18 - 23 triệu VNĐ) I.TASKS: 1.Advise and assist the Group Chairman in building and monitoring the Group Chairman's activities and work program. 2.Supervise the implementation of instructions and other tasks as directed by the Chairman for units within the Group. 3.Carry out tasks as directed by the Group's...

  • Corporate Secretary

    3 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Vietnam Adecco Full time

    **Job summary**: **Responsibilities**: - Assisting in the daily business tasks - Undertaking special projects which the corporate may assign to you from time to time - Assisting in the organisation and management of events, receptions, seminars and functions which the firm might organise for its clients, and other related parties from time to time, as well...

  • Chairman's Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Sengroup Full time

    Mô tả công việc:(Mức lương: triệu VNĐ) ITASKS:Advise and assist the Group Chairman in building and monitoring the Group Chairman's activities and work program.Supervise the implementation of instructions and other tasks as directed by the Chairman for units within the Group.Carry out tasks as directed by the Group's Chairman.Responsible for...

  • Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Công ty Cổ phần Bất động sản Sơn Kim Full time

    Mô tả công việc:(Mức lương: Thỏa thuận) Provide sophisticated calendar management for Clevel. Prioritize inquiries and requests while troubleshooting conflicts; make assessments and recommendations to ensure smooth daytoday engagements. Complete a broad variety of administrative tasks that facilitate the Clevel's ability to effectively lead the...

  • Corporate Secretary

    2 weeks ago

    Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Adecco Full time

    Job summary:Responsibilities: Assisting in the daily business tasks Undertaking special projects which the corporate may assign to you from time to time Assisting in the organisation and management of events, receptions, seminars and functions which the firm might organise for its clients, and other related parties from time to time, as well as...