Secretary to Bod

**Mô tả công việc**:
(Mức lương: Thỏa thuận)

Send and received parcels via express services as BOD's requirements./ Gửi và nhận hàng CPN theo yêu cầu của BGĐ.

Arrange and remind BOD&039;s schedules of meetings, appointments, business trips,... ( included: preparing documents, meeting/conference room, booking flight tickets and accommodations, getting visa if necessary...)/ Sắp xếp và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, các chuyến đi công tác, hội họp của Giám đốc (bao gồm: chuẩn bị hồ sơ, chuẩn bị phòng họp, đặt vé máy bay và khách sạn, thủ tục xin visa nếu cần...)

Deliver BOD&039;s opinions/requests to individuals, departments and follow the tasks/ Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo của Giám đốc cho các cá nhân, phòng ban liên quan và theo dõi tiến độ theo nội dung đã truyền đạt

Rent cars if required Thuê xe ngoài khi có yêu cầu.

Prepare and submit to get individual legal records of BOD ( foreigners) when working in Vietnam like work permit, temporary resident card, visa,...

Inform all departments about OOO schedule of BOD./ Thông báo với các phòng ban về lịch công tác/nghỉ của BGĐ.

Receive, check documents and get them signed by BOD/ Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký hồ sơ

Classify, archive documents in files and folders, setting an efficient document filing system, ensure the correct and fast checking./ Phân loại, lưu trữ hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ, thiết lập hệ thống lưu trữ hiệu quả, đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng khi tìm kiếm.

Co-ordinate with marketing/designers to do brochures, name cards, leaflets, websites as required by BOD./ Phối hợp với phòng marketing/thiết kế để làm danh thiếp, tờ rơi, brochures, websites theo yêu cầu của BOD.

Arrange and hold the meeting as required by BOD./ Sắp xếp và tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

Acknowledge and proceed/resolve correctly issues/tasks arising in BOD department. Draft + edit documents as required/ Tiếp nhận và xử lý nhanh, chính xác các các công việc phát sinh tại văn phòng BOD. Soạn thảo văn bản theo yêu cầu.

Arrange and guide BOD's drivers about driving schedule./ Sắp xếp và hướng dẫn các lái xe của BGĐ về lịch trình.

Translate documents or interprete in the meetings as required by BOD/ Biên phiên dịch khi có yêu cầu.

Co-ordinate with HR department to organize and take role as an MC in the events of company like gala dinner, year end party,.../ Phối hợp cùng phòng nhân sự xây dựng chương trình, tổ chức và làm MC ở các sự kiện của công ty như gala dinner, year end party,...

Chuẩn bị/ đảm bảo hồ sơ pháp lý của BOD ( người nước ngoài) khi làm việc ở Việt Nam như: GPLĐ, Thẻ tạm trú, visa,...

Check bank statement of personal & company credit card of BOD then gather all receipts/invoices/documents to submit to accounting department./ Kiểm tra sao kê thẻ tín dụng ngân hàng cá nhân và công ty của BGĐ rồi tập hợp chứng từ, hóa đơn để đưa cho phòng kế toán hạch toán chi phí.

Get quotation and order as BOD's requirements./ Lấy báo giá/ Đặt mua hàng theo yêu cầu của BOD

Keep and update clients&039; name cards/ Giữ và cập nhật danh thiếp khách hàng

Make Decision on business trip/ Làm QĐ cử đi công tác

Contact required people internally & externally/ Liên hệ với các đầu mối trong và ngoài công ty

Contact the Owners/Management Board of Ciputra/ Hanoi Lake View on related work/ Liên hệ chủ nhà/ BQL Ciputra/Hanoi Lake View về các công việc liên quan.

Book hotel/restaurant/services and make payment/ Đặt khách sạn/nhà hàng/dịch vụ và làm thanh toán

Check statements, divide into personal and company payments then make payment request for suppliers./ Đối chiếu công nợ, bóc tách TT cá nhân với TT Cty và làm thanh toán cho các NCC

Prepare/welcome guests/ Thực hiện công tác chuẩn bị tiếp đón khách

Other jobs/requirements from BOD/ Các công việc khác theo yêu cầu từ BGĐ

**Chức vụ**: Nhân Viên/Chuyên Viên

**Hình thức làm việc**: Toàn thời gian

**Quyền lợi được hưởng**:

- Attractive salary and bonus
- 100% salary during probation time
- Professional and dynamic working environment

**Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu)**: Đại Học

**Yêu cầu công việc**:
Tốt nghiệp các trường đại học liên quan đến chuyên ngành ngoại ngữ; quan hệ cộng chúng; luật công nghiệp

University Graduated is required, preferred inforeign language, public relation or law industry.

Có kinh nghiệm về hành chính thư ký. Experience in administrative,