Division Assistant

5 months ago


Hanoi, Vietnam SMARTOSC Full time

Division Assistant (Trợ lý hành chính Khối/Ban) cùng với Admin là hai team trực thuộc ban Tổng vụ (General Affairs).

Trợ lý hành chính Khối/Ban đóng vai trò:

- Là đại diện hướng dẫn giúp CBNV được khối back-office hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan kịp thời, hiệu quả;
- Trực tiếp xử lý các nhu cầu hành chính của Khối/Ban được phân công phụ trách;
- Là cầu nối giữa các Khối/Ban và giữa Khối/Ban với Ban lãnh đạo Công ty;
- Góp phần xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, thân thiện, năng động, cởi mở.
- Nhiệm vụ cụ thể của trợ lý hành chính Khối/Ban gồm:

- Kiểm tra, giám sát, đảm bảo tình trạng CSVC và cảnh quan văn phòng: Quan sát và thông báo tới người chịu trách nhiệm để sửa chữa, thay thế, bổ sung đồ đạc, trang thiết bị, vật dụng văn phòng; đảm bảo cảnh quan văn phòng luôn sạch đẹp, gọn gàng, ngăn nắp và nhân viên văn phòng có đầy đủ tiện nghi (khu vực pantry, bàn ghế, máy in, cây cối,).
- Hỗ trợ tiếp đón nhân viên mới của đơn vị: Tiếp nhận thông tin và hỗ trợ các phòng ban liên quan chuẩn bị tiếp đón nhân viên mới; là đại diện hướng dẫn giúp CBNV, đặc biệt là nhân viên mới, được khối back-office hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan kịp thời, hiệu quả.
- Hỗ trợ tiếp đón khách của đơn vị: Tiếp nhận nhu cầu từ các Khối/Ban và hỗ trợ chuẩn bị công tác hậu cần trong việc tiếp đón khách (book vé máy bay, book khách sạn, chuẩn bị phòng họp, book xe đưa đón khách, chuẩn bị quà tặng khách,).
- Thủ tục công tác: Tiếp nhận nhu cầu từ các Khối/Ban và hỗ trợ chuẩn bị các thủ tục đi công tác của CBNV (thu thập giấy tờ gửi agency xin visa, book vé máy bay, book khách sạn, hoàn ứng/thanh toán sau chuyến công tác,).
- Tổ chức các hoạt động tập thể: Tham gia tổ chức hoạt động sinh nhật tháng, kỷ niệm thâm niên cho CBNV thuộc Khối/Ban được phân công phụ trách.
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện toàn công ty (Year-end-party, du lịch hè, sinh nhật công ty,)
- Nhắc lịch: Tiếp nhận thông tin về các sự kiện, deadline từ cấp quản lý, nhắc nhở các Trưởng Khối/Ban cùng CBNV tham gia/thực hiện theo đúng yêu cầu từ Công ty.
- Các yêu cầu khác theo yêu cầu từ cấp quản lý trực tiếp (hỗ trợ teambuilding, mua sắm,cho các Khối/Ban được phân công phụ trách).

**Requirements**:

- Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính hoặc trong ngành dịch vụ, khách sạn, du lịch.
- Chịu được áp lực cao.
- Tỉ mỉ, chu đáo, cẩn thận, chủ động, có service mindset, giao tiếp tốt.
- Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
- Khả năng Tiếng Anh tối thiểu 6.0 IELTS hoặc tương đương.

**Benefits**:

- Lương thưởng hấp dẫn, cạnh tranh, review lương 2 lần/1 năm.
- Giờ làm việc linh hoạt nghỉ thứ 7 & chủ nhật.
- Gói bảo hiểm sức khỏe vượt trội lên đến $3,000/năm.
- Các khóa đào tạo ngoại ngữ, kỹ năng, chuyên môn.
- Du lịch hàng năm.
- Các hoạt động teambuilding hàng quý, câu lạc bộ cầu lông, câu lạc bộ âm nhạc, câu lạc bộ bóng đá, hoạt động từ thiện,


  • Executive Assistant

    5 months ago


    Hanoi, Vietnam SMARTOSC Full time

    An Executive Assistant, together with the Assistant team, is responsible for providing assistance to the company’s Board of Directors. This position is often trusted with complex duties and sensitive information. The ideal person for the job will be a proactive problem-solver with exceptional communication skills and meticulous attention to detail. -...


  • Hanoi, Vietnam Aloha Consulting Group Full time

    ACG_1799_JOB Our client is a division of a leading manufacturing company who is looking for an experienced talent to join their firm: Product Marketing Assistant Manager: - Carry out market research and analysis to come up with ideas for product development, target customers, target markets- - Manage Profit and Lost (P/L)- - Oversee supply and sales...

  • Personal Assistant

    5 months ago


    Hanoi, Vietnam CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CIT Full time

    **Mô tả công việc**: (Mức lương: 10 - 20 triệu VNĐ) - Check and control all documentations/reports submitted to theGeneral Director. - Coordinate across Divisions, Departments, etc... in organizing meetings, preparing documents and meeting minutes. - Monitor organizational performance updates,summarize, and report on monthly/quarterly results to...

  • QA Executive

    5 months ago


    Hanoi, Vietnam Rentokil Initial Full time

    **1. Inspection & Reporting** - To constantly monitor and ensure service compliance of Rentokil Reporting Services. - To undertake inspections for Rentokil Reporting Services which require regular inspection by a senior or technically competent person from the head office. - To submit to the Line Managers, Client and other relevant parties suitable written...

  • HRbp Director

    7 months ago


    Hanoi, Vietnam Aloha Consulting Group Full time

    Gather and implement HR plans, policies, and programs in accordance with the organizations goals, business model, and strategy. - Actively and adaptably employ all available resources to provide human resource solutions, hence favorably impacting the units business success. - Recognize and anticipate shifts in the personnel within the unit in order to...


  • Hanoi, Vietnam NavigosSearch Full time

    **What We Can Offer**: - Bonus 1/ Sales job: - In charge of MT customers and support Retailers after sales service A/C ACL - Responsible for Revenue, Profitability, Market Share, Retail Price Control, Trade Spend Optimization, Inventory, Forecast Accuracy, Account, Channel, and Modern Retail Management; - To manage and support the work of sales team to...


  • Hanoi, Vietnam Admicro Full time

    Admicro ranks 3rd in online advertising revenue in Vietnam after Facebook and Google; With 40% of the online advertising market share, Admicro is currently the leading online advertising business network in Vietnam. Admicro's advertising coverage reaches more than 33 million Internet users, equivalent to 90% of Internet users in Vietnam. The largest and...


  • Hanoi, Vietnam Công Ty TNHH Sự Lựa Chọn Vàng Full time

    **Mô tả công việc**: (Mức lương: Thỏa thuận) The Assistant Marketing Intern - main responsibilities are, not limited to, described as follows: Branding, Product, and Communication: - Act as brand and product owner - the in-house expert/repository of information on all things OTC/consumer health division. - Together with the Communication...


  • Hanoi, Vietnam Aloha Consulting Group Full time

    The Business Development Coordinator Intern will work as part of the team to assist in business development activities under the guidance and instruction of Business Development Director or CEO. - Building up database of prospects - Locating or proposing potential business deals by reaching out to potential partners, discovering and exploring opportunities -...


  • Hanoi, Vietnam Manulife Full time

    We are a leading financial services provider committed to making decisions easier and lives better for our customers and colleagues around the world. From our environmental initiatives to our community investments, we lead with values throughout our business. To help us stand out, we help you step up, because when colleagues are healthy, respected and...


  • Hanoi, Vietnam UNITED PARCEL SERVICE Full time

    Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill + passion. If you have the qualities and drive to lead yourself...


  • Hanoi, Vietnam Hyatt Place Ha Long Bay, Bai Chay Full time

    Summary You will be responsible for the efficient running of the department in line with Hyatt Hotels Corporation's Corporate Strategic Priorities, whilst meeting employee, guest and owner expectations To ensure the smooth and efficient operation of the Finance & Accounting Division, while maintaining Hyatt Hotels Corporation's high standards of Financial...

  • Secretary to Chairman

    5 months ago


    Hanoi, Vietnam SMARTOSC Full time

    Role: Personal Assistant/Secretary to Chairman - Communicate directly, on behalf of Chairman, with the Board of management (BOM), Head of Division/Department (HOD), staff, and others (internals and externals) - Organizing and preparing meeting agenda, taking minutes, creating mailings, presentations, reports for the Chairman and other materials for the...


  • Hanoi, Vietnam Talentnet Full time

    $1,700 - $1,700 - Financial Services RESPONSIBILITIES: - Partner with the Business to check and verify that they comply with all regulatory requirements on governance and reporting; - Support Risk Management Committee in carrying out its responsibilities; - Ensure prompt assessment and detection of all risks that may adversely affect the company’s...


  • Hanoi, Vietnam Longboat Development Group Pty Ltd Full time

    At Longboat Development Group our Architectural division k20 is a sustainable design practice located in Melbourne, Australia, dedicated to providing the highest in Design, Sustainability and Performance excellence. **It is our people that make our buildings great.** Our Architectural practice is a progressive practice which aims to improve every aspect of...


  • Hanoi, Vietnam Talentnet Full time

    $3,000 - $3,000 - Financial Services **RESPONSIBILITIES**: - Marketing custody/supervisory service to financial institution, mainly focusing on asset management companies, insurance companies and other types of companies. - Maintain accountability for the identification, and execution of growth opportunities across Securities Services products, which in...


  • Hanoi, Vietnam FiinGroup JSC Full time

    **Mô tả công việc**: (Mức lương: Thỏa thuận) - Being the analyst in Research & Consulting Services Division, covering various sectors [Cold storage, Cement, Parcel delivery, Plastic packaging, Food, Water supply, Fashion, IT, automotive, Financial Services sectors (Banking, Consumer finance, Leasing, Insurance etc.)]; - Support Senior market...

  • Director of Food

    5 months ago


    Hanoi, Vietnam Grand Mercure Hanoi Full time

    **Job Description**: The Director of Food & Beverage is responsible for managing and leading the Food and Beverage Service operations in all outlets and banquet, coordinating closely with the culinary leaders to create meaningful and unique F&B experiences. In addition, this position has to ensure that the division's leadership and operational activities...


  • Hanoi, Vietnam British University Vietnam Full time

    **Job Description**: **BRITISH UNIVERSITY VIETNAM (BUV)** British University Vietnam (BUV) is the first and only international university in Vietnam to directly award British degrees from the prestigious University of London and Staffordshire University. BUV is rated a 5 Star university of excellence by the world-recognised QS accreditor and is also...


  • Hanoi, Vietnam Công Ty TNHH General Resources Vietnam Full time

    **Mô tả công việc**: (Mức lương: Thỏa thuận) - Document typing support to management team ex. Meeting minutes, reports, including the support to commercial division on the document control. - Support and organize documents from colleague as need and making copy for documents. - Travel to bank & other government organization to collecting...