Property Manager

NHIỆM VỤ CHÍNH - MAIN DUTIES:

Trong suốt thời gian đảm nhận vai trò Quản Lý Toà Nhà:

At all times during the term, the Property Manager is to:

1 Xây dựng hệ thống quản lý/ Management system setting up.

• Xây dựng ngân sách giai đoạn tiền khai trương và ngân sách vận hành.
  
  Set up the pre-opening budget & operations budget)
• Xây dựng các biểu mẫu chuẩn, chuẩn bị cho các báo cáo: báo cáo vận hành, báo cáo doanh thu, báo cáo tình hình hoạt động, lên kế hoạch hoạt động theo kì...;
  
  Set up standard templates and prepare for reports including operational report, profit & loss statement, periodical operation plan, etc.
• Hỗ trợ Chủ đầu tư trong công tác nhận bàn giao công trình và cung cấp các tài liệu cho liên quan trong quá trình bàn giao;
  
  Assist developer in handover process of the project and provide related documents;

2 Quản lý vận hành/ Operation management.

• Đảm bảo sự vận hành và phối hợp trôi chảy của tất cả các hoạt động liên quan để duy trì các tiêu chuẩn cao nhất có thể theo cam kết của Bộ phận quản lý và kỳ vọng của Khách hàng.
  
  Ensure the smooth operation and co - ordination of all activities related to maintain the highest possible standards of the Management company commitment and Client's expectations;
• Chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động của tòa nhà (Văn phòng và Căn hộ);
  
  In charge of running the operations of building (Office and Apartment)
• Đảm bảo hoạt động của Tòa nhà bằng cách điều tra và giải quyết các khiếu nại của người thuê;
  
  Maintains Building by investigating and resolving tenant complaints;
• Hợp tác chặt chẽ và xây dựng mối quan hệ tốt với người thuê cũng như chủ đầu tư;
  
  Work closely and build a good relationship with tenants and the landlord alike;
• Đảm bảo rằng Người thuê tòa nhà tuân thủ nghĩa vụ thanh toán tất cả tiền thuê và các khoản tiền khác phải trả theo Hợp đồng thuê;
  
  Ensure that the Building Tenants comply with their obligations to pay all rent and other amounts payable under the Leases
• Kiểm soát nghiêm ngặt các chi phí liên quan đến tài sản và sử dụng hiệu quả tối đa ngân sách, nhằm đảm bảo không chi vượt ngân sách đã được phê duyệt.
  
  Strictly control all expenses related to property and effectively utilize budget to avoid overspending.
• Lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình thu chi và các tài khoản liên quan đến quá trình quản lý và vận hành của tòa nhà đang quản lý;
  
  Record all documents related to payment process and all accounts related to management process of current projects;
• Đảm bảo tất cả các quy trình vận hành và bảo trì phải theo chủ trương và sự đồng ý của Chủ đầu tư cũng như nhà thầu của Chủ đầu tư;
  
  Ensure that all operations and maintenance must be undertaken in accordance with the policies and agreement of developer and their contractors;
• Quản lý các hợp đồng cho thuê, đảm bảo tất cả các điều khoản được duy trì.
  
  Administering lease agreements, ensuring all terms are upheld
• Sẵn sàng ứng phó với các trường hợp khẩn cấp về tài sản 24/7.
  
  Being available to respond to property emergencies 24/7.
• Cung cấp các bản cập nhật và báo cáo thường xuyên cho Chủ nhà và BM về hiệu suất tài sản.
  
  Providing regular updates and reports to Landlords and BM on property performance
• Xác định các cơ hội cải tiến tài sản có thể nâng cao giá trị hoặc sự hài lòng của Khách thuê.
  
  Identifying opportunities for property improvements that could enhance value or Tenant satisfaction.
• Phối hợp kiểm tra tài sản thường xuyên để xác định nhu cầu bảo trì và sửa chữa.

Coordinating regular property inspections to identify maintenance and repair needs.
- Duy trì diện mạo vật lý của tài sản, đảm bảo sự sạch sẽ tổng thể.

Maintaining the property's physical appearance, ensuring overall cleanliness.
- Cung cấp các mức độ dịch vụ nhất quán theo tiêu chuẩn đã được BM đề ra và phê duyệt.

Provide the service levels consistent according to the standards set and approved by BM

3 Quản lý con người / Employee Management

• Bảo đảm tất cả các nhân viên mới vào đều được giới thiệu và ra mắt một cách chính thức tại văn phòng.
  
  Ensure all new employees will officially be welcomed and attend companys orientation;
• Tham gia vào phỏng vấn tuyển dụng và liên tục đào tạo nhân viên cũng như tạo điều điện phát triển cho từng nhân viên.
  
  Involve in recruitment interview, train as well as give each staff chances to develop themselves
• Thực hiện đánh giá năng lực cho nhân viên tối thiểu 02 lần/năm;
  
  Conduct a minimum of 2 performance appraisals per year for all staffs;
• Đảm báo nhân viên luôn tuân thủ các quy chuẩn về đạo đức và các quy tắc ứng xử của Savills.
  
  Ensure all employees always maintain work ethics and obey to companys code of conduct.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC - JOB REQUIREMENTS:

1. Trình độ: Qualification

• Tối thiểu: Đại học
  
  Minimum requirement: University

2. Kinh nghiệm/ Experience:

• Chuyên môn: tối thiểu 5 năm
  
  Professional: minimum at 5 years
• Quản lý: tối thiểu 3 năm
  
  Management: minimum at 3 years

3. Ngôn ngữ/ Language:

• Ưu tiên: Tiếng Anh
  
  Preferable: English
• Mức độ: Thành thạo
  
  Level: Advanced

4. Năng lực/ Competency:

4.1 Chuyên môn/ Chứng chỉ/ Specification/ certification:

• Chuyên ngành liên quan
  
  Related major

4.2 Kỹ năng cứng/ Technical skills:

• Microsoft Office (word, excel, PowerPoint)
• Quản lý tòa nhà
  
  Building Management

4.3 Kỹ năng mềm/ Soft skills:

• Kỹ năng xử lý tình huống và giao tiếp tốt.
  
  Good at situation handling and communication skills.
• Kỹ năng đàm phán, thương lượng.
  
  Negotiation skill.
• Làm việc nhóm và làm việc độc lập.
  
  Teamwork and independent work.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm
  
  Excellent organizational and time management skills with the ability to multi- task

4.4 Thái độ/ Ứng xử/ Attitude/Behavior:

• Lịch thiệp, nhã nhặn, tinh tế và chu đáo.
  
  Polite, courteous, sophisticated and thoughtful.
• Luôn có tinh thần trách nhiệm cao và linh động trong mọi tình huống
  
  Must be fully responsible and flexible at all times

4.5 Lãnh đạo/ Leadership:

• Kỹ năng dẫn dắt đội nhóm, phân chia và giám sát công việc.
  
  Skilled in leading teams, dividing and supervising work.
• Khả năng đưa ra phán đoán và quyết định độc lập.
  
  Ability to make independent judgments and decisions.

4.6 Khác/ Others:

• Hiểu biết mạnh về hoạt động quản lý bất động sản. Có kinh nghiệm trong quản lý tòa nhà văn phòng, TTTM là một lợi thế;
  
  Deep understanding in property management, especially experiences in office building and mall management is preferred;