Customer Service Manager

TỔNG QUAN/ JOB SUMMARY:

Thực hiện, quản lý và giám sát các hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng và bảo đảm bộ phận làm việc hiệu quả nhất, đảm bảo sự thoải mái cho cư dân, khách thuê và công nhân viên/ Manage and supervise all functions of customer service and ensure the most effectiveness of the team to comfort residents and tenants.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC/ RESPONSIBILITIES:

• Nhận tất cả các cuộc gọi từ khách thuê/ cư dân/ Receive all calls from residents or Tenants.
• Quản lý dịch vụ taxi/ Manage taxi service.
• Thông tin về bãi đỗ xe/ Manage information about parking lots.
• Quản lý thẻ an ninh/ Manage access cards.
• Dịch vụ chuyển phát nhanh/ Manage express delivery service.
• Cung cấp báo cho khách thuê (áp dụng cho tòa nhà văn phòng)/ Provide newspaper for tenants (only applied to office building).
• Quản lý dịch vụ tìm kiếm đồ thất lạc/ Manage Lost & Found service.
• Gửi tin nhắn và thư từ cho người thuê nhà/ Send messages and letters to tenants.
• Cung cấp thông tin cần thiết cho tất cả khách thuê (áp dụng cho tòa nhà văn phòng)/ Provide fundamental information for all tenants (only applied to office building).
• Tương tác tốt với các bộ phận kỹ thuật, an ninh, vệ sinh/ Well-cooperate with engineering team, security service and janitorial service.
• Cập nhật tất cả các tờ tham dự, lịch làm việc của nhân viên/ Update timesheets, working schedules of staffs.
• Hướng dẫn Cư dân / Chủ căn hộ/ Nhà thầu của chủ hộ để theo dõi các quy tắc & quy định của tòa nhà như những việc liên quan đến việc di chuyển vào / ra trong quá trình thi công, đăng ký cư trú, v.v./ Instruct residents, contractors of residents about rules & procedures related to moving in/out when fit out, residence register, etc.
• Quản lý nhà thầu phụ khi có yêu cầu/ Manage sub-contractors (if required).
• Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc lựa chọn nhân viên chăm sóc khách hàng/ Interview and asset customer service officers.
• Phát triển và duy trì thái độ tích cực trong các chương trình đào tạo nghề trong bộ phận chăm sóc khách hàng/ Develop and maintain positive attitude in vocational training programs for customer service.
• Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc của nhân viên cấp dưới/ Manage and be responsible for productivity of subordinate staffs.
• Phân bổ thời gian đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng khi cần thiết/ Train customer service officers (if required).
• Đảm bảo tất cả nhân viên duy trì tiêu chuẩn cao về ngoại hình, vệ sinh cá nhân, đồng phục chính xác và bảng tên theo hướng dẫn/ Ensure all customer service staffs maintain high standard of appearance, personal hygiene, uniform, name badge as instructed.
• Làm checklist hàng ngày của bộ phận chăm sóc khách hàng/ sảnh chính/ Create daily checklist for customer service/ front office.
• Nhật kí làm việc hàng ngày/ Daily logbook.
• Danh sách theo dõi yêu cầu công việc/ Follow up job-requirement list.
• Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của quản lý/ Other tasks assigned by PM.
• Xây dựng mối quan hệ với chính quyền địa phương/ Build up relationship with local authorities.
• Phối hợp với các bộ phận khác trong các hoạt động hàng ngày và tổ chức sự kiện, vv/ Coordinate with other teams in daily operation and events, etc.

YÊU CẦU/ REQUIREMENTS:

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan/ Graduate from College or University majoring in Business Administration, Hospitality or a related field
• Bằng cấp, chứng chỉ về Quản lý/ Diploma/Degree in Management
• Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác/ Strong interpersonal, negotiation and communication skills, for liaising with colleagues, customers and other stakeholders
• Khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin/ Ability to work with IT resources such as databases and spreadsheets, for the collection and management of information
• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan/ At least 1-years experience in related field
• Tiếng Anh thành thạo (cả nói và viết)/ Proficient English (both speaking and writing)
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và các kỹ năng viết/ Excellent communication, interpersonal and writing skills
• Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi/ Proactive, competent, flexible and willing to learn
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm/ Excellent organizational and time management skills with the ability to multi-task
• Trình độ học vấn, để viết báo cáo và thuyết trình/ Good at writing reports and presentations
• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực/ Ability to work effectively under pressure
• Sáng tạo, trí tưởng tượng và khả năng vận dụng sáng kiến/ Creativity and the ability to utilize initiative
• Kỹ năng làm việc nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề tốt/ Good teamwork, analytical and problem-solving skills
• Có hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh và kiến thức tốt về các vấn đề hiện tại/ Business related knowledge and a good sense of current issues