Administrative Coordinator
19 hours ago
OVERALL POSITION / TỔNG QUAN VỊ TRÍ:
The Administrative Coordinator of the Industrial Services Department is responsible for providing administrative support to the team, coordinating internal processes, managing documents and reports, and assisting with client communication. This role ensures smooth daily operations and contributes to a professional, efficient working environment.
Nhân viên Hành Chính của bộ phận Dịch vụ Công nghiệp chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc hành chính, điều phối quy trình nội bộ, quản lý tài liệu báo cáo và hỗ trợ giao tiếp với khách hàng. Vị trí này đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru và góp phần duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
Administrative Support / Hỗ trợ Hành chính
Provide general administrative support to the Industrial team./ Hỗ trợ các công việc hành chính chung cho đội ngũ Industrial.
- Manage and organize documents, contracts, proposals, and reports./ Quản lý và sắp xếp hồ sơ, hợp đồng, đề xuất và các báo cáo.
- Coordinate with relevant departments on internal procedures when required./ Phối hợp với các phòng ban liên quan về các thủ tục nội bộ khi cần.
Assist in preparing meeting materials, presentations, and follow-up actions./ Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu họp, bài thuyết trình và theo dõi các hành động sau cuộc họp.
Business Development & Operational Support / Hỗ trợ Kinh doanh & Vận hành
Support the team in updating client information, and filing documents./ Hỗ trợ cập nhật thông tin khách hàng, và lưu trữ tài liệu..
- Coordinate with Finance/Admin to verify received payments and update records./ Phối hợp với phòng Tài chính/Hành chính để xác nhận thanh toán và cập nhật hồ sơ.
Assist in preparing booking forms, proposals, and administrative documents for client servicing./ Hỗ trợ chuẩn bị booking form, proposal và các tài liệu hành chính hỗ trợ khách hàng.
Office Coordination/ Điều phối Văn phòng
Welcome guests, partners, and clients professionally./ Tiếp đón khách, đối tác và khách hàng một cách chuyên nghiệp.
- Handle incoming calls, mails, and coordinate distribution to relevant departments./ Trả lời điện thoại, tiếp nhận chuyển giao thư từ, bưu phẩm đến bộ phận liên quan.
- Support logistics for internal meetings, trainings, and department activities./ Hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo và hoạt động của phòng
REQUIREMENTS / YÊU CẦU:
Education / Trình độ
College or Bachelors degree in Business Administration, Economics, Commerce, or related fields./ Tốt nghiệp cao đẳng/đại học ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Thương mại hoặc các ngành liên quan.
Experience / Kinh nghiệm
12 years of experience in Administrative, Coordinator roles./ Tối thiểu 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính/Điều phối.
Skills / Kỹ năng
Strong communication and interpersonal skills; professional and service-minded./ Giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp, hướng đến phục vụ.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)./ Thành thạo tin học văn phòng.
- Good organizational skills, attention to detail, and ability to multitask./ Kỹ năng tổ chức công việc tốt, cẩn thận, có khả năng làm nhiều việc cùng lúc.
- Responsible, proactive, and able to work independently./ Có trách nhiệm, chủ động, và có thể làm việc độc lập.
- Strong English skills (spoken and written)./ Kỹ năng tiếng Anh tốt (giao tiếp và viết).
-
Office Administrator
1 week ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Zoho APAC Full time ₫20,000 - ₫60,000 per yearThe Office Administrator will be responsible for ensuring the smooth day-to-day operations of the Vietnam office. This role involves handling administrative, procurement, and facility-related activities, as well as supporting general office maintenance and coordination tasks.Key Responsibilities:Oversee the setup, organization, and maintenance of the Vietnam...
-
Office Administrator
3 days ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Zoho Corporation Vietnam Co. Ltd Full timeMô tả công việc:(Mức lương: Thỏa thuận)The Office Administrator will be responsible for ensuring the smooth day-to-day operations of the Vietnam office. This role involves handling administrative, procurement, and facility-related activities, as well as supporting general office maintenance and coordination tasks.Key Responsibilities:Oversee...
-
Sales Administrator
19 hours ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Legrand Vietnam Full time $30,000 - $40,000 per yearRole Summary:The Sales Administrator plays a vital role in supporting the sales team by managing administrative tasks, ensuring smooth sales operations, and maintaining strong customer relationships. This role helps the sales team focus on selling by handling the backend processes efficiently.Role Responsibilities:Receive and process sales orders from sales...
-
VN - Office Administrator
1 week ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Zoho APAC Full time ₫900,000 - ₫1,200,000 per yearThe Office Administrator will be responsible for ensuring the smooth day-to-day operations of the Vietnam office. This role involves handling administrative, procurement, and facility-related activities, as well as supporting general office maintenance and coordination tasks.Key ResponsibilitiesOversee the setup, organization, and maintenance of the Vietnam...
-
Administration Officer
1 week ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Dutch Business Association Vietnam DBAV 🇳🇱 Full time ₫20,800,000 - ₫600,000,000 per yearThe mission of the Dutch Business Association Vietnam (DBAV) is to build the bridge between the Netherlands and Vietnam. DBAV is the gateway for businesses and business leaders to make meaningful connections, share valuable knowledge and experiences, and drive bilateral trade and investment.To support the DBAV team in several projects, as well as managing...
-
Finance & Administration Executive
3 days ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam FITS Talent Aquisition Team Full time $60,000 - $120,000 per yearPosition: Finance & Administration ExecutiveCompany: FITS Cargo VietnamLocation: Hanoi or Ho Chi Minh City (Saigon), VietnamAbout UsFITS Cargo is a hybrid air cargo carrier and global logistics company headquartered in Sri Lanka, with an expanding footprint across Asia, the Middle East, and Europe. Our operations integrate air and sea freight, interline...
-
Administrative Specialist
2 weeks ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam iGaming Full time $20,000 - $25,000 per yearWe're Hiring: Admin ExecutivePosition:Admin ExecutiveDepartment:Administration / Human ResourcesLocation:Tân Bình DistrictWorking Hours:Full-time (Mon – Fri)About the Role:We are looking for a detail-oriented and organizedAdmin Executiveto join our dynamic team. This is a great opportunity for someone who is passionate about office management, has strong...
-
Sales Coordinator
19 hours ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Uncle Bills Vietnam Full time ₫30,000,000 - ₫60,000,000 per yearJob PositionVacancy: Sales CoordinatorQuantity: 01Form: Official Full-time StaffLocation: Office - 214 Nguyen Van Huong, An Khanh Ward, Ho Chi Minh CityStart Date: ASAPJob Responsibilities1. Customer Service & Relationship ManagementAct as the first point of contact for customers regarding quotations, samples, purchase orders, and deliveries.Provide accurate...
-
Senior Office Administrator
1 week ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam Avison Young Vietnam Full time ₫900,000 - ₫1,200,000 per yearMô tả công việc:(Mức lương: triệu VNĐ)Key ResponsibilitiesFront-of-House (Reception & Client Experience)Oversee reception and front-of-house services, ensuring a professional, welcoming environment for clients, partners, and staff.Ensure reception area and meeting rooms are maintained to a high standard.Manage incoming calls, emails,...
-
Administrative and Accounting Assistant
2 weeks ago
Ho Chi Minh City, Ho Chi Minh, Vietnam 67eec3d2-d8dc-4739-b4de-21248b17f1e6 Full time ₫120,000 - ₫1,440,000 per year1/ Administration and sales :● Manage and monitor contracts with partners across Vietnam (hotels, transport companies, activities, airlines, etc.).● Review and update company contracts, including payment terms and conditions.● Ensure accurate filing and tracking of all contracts and administrative documents.● Communicate with potential and existing...