Thư ký dự án

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

A. Soạn thảo – quản lý công văn/hồ sơ

• Soạn thảo các
  công văn, tờ trình, báo cáo, thông báo
  , quyết định báo cáo định kỳ và các văn bản hành chính theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản nhà nước (Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
• Ghi chép, lập biên bản họp cơ quan; tổng hợp kết luận của lãnh đạo.
• Chuẩn bị
  hồ sơ pháp lý dự án
  , như: hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, biên bản làm việc, biên bản họp.
• Đảm bảo tài liệu đúng
  mẫu chuẩn của Bộ Tài chính
  và đúng thể thức văn bản nhà nước.
• Quản lý hệ thống
  số hiệu công văn
  , theo dõi lịch gửi – nhận, lưu trữ khoa học.

B. Điều phối tài liệu dự án

• Thu thập, tổng hợp và chuẩn hóa tài liệu từ đội triển khai (Dev, BA, SA, Test).
• Hỗ trợ chuẩn bị
  tài liệu kỹ thuật, tài liệu họp, báo cáo tiến độ
  , hồ sơ chất lượng (QA/QC).
• Kiểm tra tính đầy đủ, đúng mẫu trước khi gửi cho PM hoặc lãnh đạo ký.

C. Làm việc với cơ quan nhà nước

• Phối hợp với đầu mối kỹ thuật và nghiệp vụ của khách hàng để gửi – nhận văn bản.
• Theo dõi trạng thái công văn, nhắc tiến độ phản hồi từ các bên.
• Hỗ trợ chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp, hội thảo, nghiệm thu.

D. Hỗ trợ vận hành dự án

• Chuẩn bị
  agenda, biên bản họp
  (MoM) và theo dõi action items.
• Hỗ trợ PM trong việc quản lý timeline, checklist và luân chuyển hồ sơ.
• Phối hợp đơn vị kỹ thuật khi cần bổ sung tài liệu hoặc chỉnh sửa nội dung văn bản.

YÊU CẦU ỨNG VIÊN:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Hành chính – Văn thư lưu trữ, Luật, Kinh tế, CNTT, Quản trị dự án hoặc các ngành liên quan…
• Có kinh nghiệm
  1–3 năm
  ở vị trí Văn thư – Hành chính, PMO, Thư ký dự án.
• Am hiểu cơ bản về
  quy trình văn bản hành chính nhà nước
  .
• Biết sử dụng các hệ thống
  QLVB, chữ ký số
  là lợi thế.
• Ưu tiên có kiến thức nền tảng về
  CNTT hoặc dự án CNTT
• Kỹ năng
  soạn thảo văn bản
  tốt, trình bày mạch lạc, đúng thể thức văn bản hành chính nhà nước
• Kỹ năng văn phòng: Word, Excel, PDF, quản lý tài liệu.
• Kỹ năng ghi biên bản họp nhanh, chính xác; khả năng tổng hợp và diễn đạt tốt.
• Kỹ năng
  tổ chức, theo dõi, nhắc việc
  , quản lý deadline.
• Giao tiếp tốt với các đơn vị nhà nước.
• Tỉ mỉ, cẩn thận, tuân thủ quy định.

QUYỀN LỢI VÀ CHẾ ĐỘ:

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực ứng viên. Lương tháng 13 và thưởng KPI.
• 15 ngày phép/năm và các ngày nghỉ Lễ theo quy định.
• Tham gia đào tạo nâng cao chuyên môn và kỹ năng dành cho công việc, thi chứng chỉ chuyên môn quốc tế do Công ty tài trợ.
• Tham gia các hoạt động teambuilding, mừng công và nghỉ mát hàng năm.
• Bảo hiểm sức khỏe FPTCare cho bản thân và cơ hội mua ưu đãi cho người thân. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
• Môi trường trẻ trung, năng động, hoạt động văn hóa tổng hội phong phú. Điều kiện làm việc hiện đại, văn minh, công cụ phần mềm về quản lý và tác nghiệp tiên tiến nhất.
• Tham gia các hoạt động văn hoá, sự kiện hấp dẫn của Công ty FPT IS và Tập đoàn FPT.
• Xem xét tăng lương hàng năm.
• Chế độ hỗ trợ mua nhà, mua xe cho cán bộ nhân viên.