Admin Cum Receptionist

TỔNG QUAN/ JOB PURPOSE:

Nhân viên hành chính kiêm lễ tân chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp, hỗ trợ hành chính và chăm sóc khách hàng nhằm đảm bảo vận hành văn phòng hiệu quả, nâng cao trải nghiệm nhân viên và giải quyết kịp thời, chính xác các yêu cầu từ khách hàng/ Receptionist cum Admin is responsible for delivering professional reception services, administrative support, and customer service to ensure smooth office operations, enhance employee experience, and provide timely, accurate responses to customer inquiries.

NHIỆM VỤ CHÍNH/ KEY RESPONSIBILITIES:

Lễ tân & Hỗ trợ khách/ Reception & Visitor Support

• Đón tiếp khách đến, đăng ký thông tin, hướng dẫn khách đến khu vực phù hợp./ Welcome and register visitors, guide them to designated areas.
• Hỗ trợ sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu./ Assist with meeting arrangements as needed.
• Tiếp nhận các cuộc gọi vào và chuyển đến các bộ phận liên quan./ Handle incoming calls and route them appropriately.
• Tiếp nhận, phân loại và phản hồi các thắc mắc, yêu cầu từ khách hàng/nhân viên./ Receive, classify, and respond to customer/employee inquiries.

Vận hành văn phòng & Dịch vụ nhân viên/ Office Operations & Employee Services

• Cấp thẻ nhân viên, in name card, hỗ trợ cấp quyền ra vào./ Issue badges, print name cards, manage access permissions.
• Hỗ trợ nhân viên trong việc đặt lịch họp, quản lý chỗ ngồi, đặt phương tiện hoặc dịch vụ nội bộ./ Support employees with meeting room bookings, seat management, and internal service requests.

Duy trì vận hành văn phòng/ Office Maintenance

• Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng và trong tình trạng tốt./ Ensure the office is kept clean, tidy, and well-maintained.
• Duy trì phòng họp gọn gàng và thiết bị hoạt động tốt./ Maintain meeting rooms and equipment readiness.
• Theo dõi và bổ sung vật phẩm pantry, văn phòng phẩm./ Monitor and replenish pantry items and office supplies.
• Đảm bảo cây xanh văn phòng được chăm sóc theo kế hoạch./ Ensure plants are maintained as scheduled.

Vận hành hệ thống/ System Proficiency

• Sử dụng thành thạo hệ thống đặt lịch khách, quản lý chỗ ngồi, phòng họp./ Use visitor booking, seat management, and meeting room systems proficiently.
• Quản lý hồ sơ khách hàng & yêu cầu dịch vụ trên hệ thống CS./ Manage customer records and service requests in the CS system.

Tổ chức sự kiện/ Events & Planning

• Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ lễ/tết theo yêu cầu của Khách hàng./ Plan and execute events and festivities per Client requirements.
• Điều phối nhà cung cấp liên quan./ Coordinate with vendors as needed.

Các nhiệm vụ khác/ Ad-hoc Tasks

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Khách hàng và cấp trên, bao gồm hỗ trợ văn phòng khác từ xa./ Perform other tasks assigned by Client & managers, including remote support for other Vietnam offices.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC/ REQUIREMENTS:

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan / Graduate from College or University majoring in Business Administration, Hospitality or a related field.
• Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác / Strong interpersonal, negotiation and communication skills, for liaising with colleagues, customers and other stakeholders.
• Khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin / Ability to work with IT resources such as databases and spreadsheets, for the collection and management of information.
• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan / At least 1 year experience in related field.
• Tiếng Anh cơ bản/ English basic.
• Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi / Proactive, competent, flexible and willing to learn.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm / Excellent organizational and time management skills with the ability to multi-task.
• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực / Ability to work effectively under pressure.